Trazabilidad de lotes: una guía completa para distribuidores mayoristas
La trazabilidad de lotes es la capacidad de identificar de dónde proviene un lote de producto específico, adónde se movió y qué clientes lo recibieron. Un sistema eficaz conecta la recepción, el inventario del almacén, el procesamiento de pedidos, la entrega, las devoluciones y las retiradas de productos mediante registros precisos a nivel de lote.
Para los distribuidores mayoristas, simplemente registrar un número de lote no es suficiente. Cada movimiento de inventario debe preservar el vínculo entre el producto físico y su historial digital. Si ese vínculo se rompe durante la preparación, el reempaquetado, la carga del camión o la entrega, la empresa podría no ser capaz de realizar una retirada de productos precisa.
Esta guía explica cómo funciona la trazabilidad de lotes, qué información se debe recopilar, cómo configurar los procesos de almacén y cómo comprobar si su sistema está realmente preparado para gestionar retiradas de productos.
¿Qué es la trazabilidad de lotes?
La trazabilidad de lotes rastrea los productos que fueron producidos, procesados, empaquetados o recibidos como un grupo definido. A ese grupo se le asigna un número de lote o número de lote, que realiza el seguimiento del inventario a lo largo de la cadena de suministro.
Un historial completo del lote debería responder a cinco preguntas:
- Qué ¿Se manipuló el producto?
- ¿Cuál lote? ¿A quién pertenecía?
- Dónde ¿De dónde vino y adónde fue?
- Cuando ¿Ocurrió cada evento de inventario?
- OMS ¿Lo suministró, manipuló, envió o recibió?
Por ejemplo, imagine que un distribuidor recibe 120 cajas de jugo identificadas como Lote JX-0428. Un sistema de trazabilidad funcional debería mostrar:
- El proveedor que envió el lote
- La fecha de la orden de compra y de recepción
- El almacén y los contenedores donde estaba almacenado.
- Cada transferencia interna
- Los pedidos en los que fue elegido
- Los camiones en los que fue cargado
- Los clientes que lo recibieron
- Las cantidades restantes, devueltas, dañadas o destruidas
Una hoja de cálculo que contenga “JX-0428” no es suficiente a menos que conserve todas estas relaciones. Una hoja de cálculo moderna Seguimiento del inventario y los lotes del almacén El sistema debe conservar la información del lote desde su recepción hasta su recogida, embalaje, entrega y devoluciones.
Lote vs. lote vs. número de serie
Los términos lote y también con lote A menudo se utilizan indistintamente. Ambos términos identifican un grupo de productos asociados al mismo proceso de producción o manipulación.
A número de serie, por el contrario, identifica un elemento individual.
De acuerdo con la Estándar de Trazabilidad Global GS1, Los productos trazables pueden identificarse en tres niveles principales:
- Nivel del producto: El sistema distingue un tipo de producto de otro.
- Nivel de lote o partida: El sistema distingue entre unidades del mismo producto que pertenecen a lotes diferentes.
- Nivel serializado: El sistema identifica de forma unívoca cada unidad individual.
El seguimiento a nivel de lote suele ser apropiado cuando es probable que un problema de calidad afecte a un grupo de producción, mientras que la serialización puede ser necesaria para productos de alto valor, alto riesgo o estrictamente regulados.
Las tres direcciones de la trazabilidad de lotes
Un distribuidor debe poder rastrear el inventario en más de una dirección.
Trazabilidad hacia atrás
La trazabilidad hacia atrás permite identificar el origen de un producto. Conecta un lote con su proveedor, orden de compra, fuente de producción y registros de recepción.
Si un cliente informa de un producto defectuoso, el rastreo retrospectivo debería revelar:
- El número de lote del producto
- El proveedor o fabricante
- Cuando se recibió el lote
- La cantidad recibida
- Otros lotes recibidos en el mismo envío.
- Registros de calidad o inspección disponibles
Trazabilidad hacia adelante
La trazabilidad permite identificar adónde fueron los productos de un lote.
Si un proveedor anuncia que el lote JX-0428 está contaminado, el rastreo posterior debería mostrar inmediatamente:
- ¿Qué clientes lo recibieron?
- Las fechas y cantidades entregadas
- ¿Qué facturas o envíos lo contenían?
- Si algún producto permanece en tránsito
- Si se devolvieron o se abonaron unidades
trazabilidad interna
El sistema de trazabilidad interna registra cada evento que ocurre mientras el inventario está bajo el control del distribuidor.
Eso incluye:
- Recepción
- Etiquetado
- Guardar
- Transferencias de contenedores
- Reposición
- Cosecha
- Embalaje
- Carga de camiones
- Entregas
- Devoluciones
- Cuarentena
- Destrucción
Una empresa puede tener registros sólidos de proveedores y clientes, pero aun así carecer de una verdadera trazabilidad si no se registran los movimientos internos.
Por qué es importante la trazabilidad de los lotes
Retiradas de productos más rápidas y específicas
Sin registros a nivel de lote, un distribuidor podría verse obligado a retirar todas las unidades de un producto, incluso cuando solo un lote de producción esté afectado.
La trazabilidad precisa reduce el radio de recuperación a lo específico:
- Lote
- Lotes derivados o relacionados
- Ubicaciones de almacenes
- Envíos
- Clientes
- Fechas de entrega
- Cantidades restantes
Una retirada de productos de menor envergadura puede reducir las pérdidas de producto, los gastos de transporte, las molestias para los clientes y el daño a la reputación.
Cumplimiento normativo
Los requisitos de trazabilidad varían según el producto, la jurisdicción y el papel del distribuidor en la cadena de suministro.
Para ciertos alimentos, la Regla de Trazabilidad de Alimentos de la FDA exige que las organizaciones cubiertas mantengan Elementos de datos clave, o KDE, asociados con definidos Eventos de seguimiento críticos, o CTE. Los eventos cubiertos incluyen recepción, envío, transformación, embalaje inicial y otras actividades que dependen de la organización.
Es posible que los registros cubiertos deban proporcionarse a la FDA dentro de las 24 horas. El gobierno federal ha ordenado a la FDA que no aplique la norma antes del 20 de julio de 2028. Los requisitos en sí no se han eliminado. Las empresas deben usar el tiempo adicional para coordinar sus datos y procedimientos con los socios de la cadena de suministro. Revise los requisitos actuales en el Página de la norma de trazabilidad alimentaria de la FDA.
Las empresas deben obtener asesoramiento adecuado a sus productos y jurisdicciones, en lugar de considerar la configuración de un sistema de gestión de almacenes (WMS) como una mera formalidad para cumplir con la normativa legal.
Mejor gestión de fechas de caducidad
Los registros de lotes permiten a un almacén asignar productos de acuerdo con:
- Fecha de fabricación
- Fecha de expiración
- Fecha de caducidad
- Requisitos de vida útil del cliente
- Estado de calidad
Esto apoya primero en caducar, primero en salir, o FEFO, cumplimiento y reduce el riesgo de enviar inventario con fecha de caducidad próxima a clientes que requieren una vida útil restante mínima.
Mayor responsabilidad de los proveedores
Cuando las quejas sobre la calidad están vinculadas a proveedores y lotes específicos, los distribuidores pueden identificar patrones como:
- Daños repetidos
- Fechas de caducidad incorrectas
- Errores de etiquetado
- Cantidades de llenado inconsistentes
- Altas tasas de retorno
- Vida útil corta al recibirlo
La elaboración de informes a nivel de lote transforma las quejas aisladas en datos medibles sobre el rendimiento del proveedor.
¿Qué empresas necesitan el seguimiento de lotes?
La trazabilidad de los lotes es especialmente importante para las organizaciones que manejan:
- Alimentos y bebidas
- Suplementos alimenticios
- Productos farmacéuticos
- Productos cosméticos
- productos químicos
- Productos médicos
- repuestos para automóviles
- Electrónica
- Semillas e insumos agrícolas
- Componentes fabricados en serie
- Productos con fecha de caducidad
- Productos sujetos a retiradas por parte del proveedor o de las autoridades reguladoras.
También resulta valioso para los distribuidores que no están obligados explícitamente a realizar un seguimiento de los lotes. Los minoristas y los compradores institucionales esperan cada vez más que los proveedores proporcionen información precisa sobre el origen y la retirada de productos.
Los datos necesarios para una trazabilidad de lotes fiable
Un número de lote por sí solo no permite reconstruir el historial de un producto. Cada evento de trazabilidad debe contener información suficiente para vincular el producto, la ubicación, la cantidad, la transacción y la parte responsable.
| Categoría de datos | Campos recomendados |
|---|---|
| Producto | SKU, GTIN, descripción y unidad de medida |
| Lote | Lote del proveedor, lote interno y lote padre o hijo. |
| Fechas | Fechas de fabricación, recepción, consumo preferente y caducidad |
| Cantidad | Cantidades recibidas, transferidas, recogidas, enviadas, devueltas y restantes |
| Fuente | Proveedor, orden de compra, envío e instalación de producción |
| Localización | Almacén, zona, contenedor, palé, camión y destino del cliente |
| Transacción | Recepción, transferencia, recogida, factura, envío, devolución o ajuste |
| Estado | Disponible, retenido, en cuarentena, rechazado, retirado o destruido |
| Información de auditoría | Usuario, dispositivo, fecha, hora y código de motivo |
| Vinculación con el cliente | Cliente, lugar de envío, factura, ruta y comprobante de entrega |
Cada evento de inventario debe tener una marca de tiempo. Siempre que sea posible, el sistema también debe registrar el usuario y el dispositivo que realizó la transacción.
Cómo funciona la trazabilidad de lotes a lo largo del ciclo de distribución
Recepción
La trazabilidad comienza en el muelle de recepción. Si la información del lote está incompleta o es inexacta al momento de la recepción, todos los registros posteriores heredarán el problema.
El flujo de trabajo de recepción debería requerir que los trabajadores:
- Escanee o seleccione la orden de compra.
- Identifica el producto.
- Escanee o introduzca el número de lote del proveedor.
- Registre las fechas de fabricación y caducidad cuando corresponda.
- Anote la cantidad y la unidad de medida.
- Inspeccione el producto y la etiqueta.
- Asigne un estado de inventario.
- Imprima una etiqueta interna si la etiqueta del proveedor no admite el escaneo posterior.
El sistema debe impedir que los trabajadores reciban productos controlados por lotes sin completar los campos requeridos.
Puede ser necesario un proceso de excepciones controlado por un supervisor para etiquetas ilegibles o recibos de emergencia. Dichas excepciones deben generar un registro de auditoría en lugar de eludir silenciosamente la trazabilidad.
Etiquetado
La etiqueta física debe permanecer vinculada al registro del sistema durante toda la vida útil del inventario.
Una etiqueta útil puede incluir:
- Nombre del producto
- GTIN o SKU
- Número de lote
- Fecha de fabricación
- Fecha de expiración
- Cantidad
- Unidad de medida
- Identificador de palé o contenedor
- Valores legibles para humanos
- código de barras escaneable
Identificador de la aplicación GS1 (10) Se utiliza para un número de lote o partida. El lote debe estar asociado con el identificador de producto correspondiente, como un GTIN. Los identificadores adicionales pueden representar fechas de caducidad, números de serie o unidades logísticas. Consulte la Guía de etiquetado logístico GS1 al diseñar etiquetas estandarizadas.
Guardar y almacenar
Un almacén no necesita necesariamente un contenedor separado para cada lote. Varios lotes pueden compartir una ubicación cuando el sistema de gestión de almacenes (WMS) y los controles físicos pueden distinguirlos de forma fiable.
El enfoque correcto depende de:
- Riesgo del producto
- Configuración del contenedor
- Identificación del contenedor o palé
- Aplicación de la ley mediante escáner
- Método de selección
- Volumen de inventario
La segregación por lotes puede ser apropiada para productos sensibles. En otros entornos, las placas de identificación a nivel de contenedor permiten mantener la trazabilidad sin ocupar espacio innecesario en el almacén.
Reposición y transferencias
Cada transferencia debe preservar el lote y la cantidad.
Si 20 cajas del lote JX-0428 se mueven del contenedor de excedentes A-10 al contenedor de recogida P-04, el sistema debería crear un registro de movimiento que muestre:
- Ubicación de origen
- Ubicación de destino
- Lote
- Cantidad
- Fecha y hora
- Empleado
- El equilibrio resultante en cada ubicación
El reabastecimiento no registrado es un fallo común en la trazabilidad, ya que el producto físico se mueve mientras el sistema cree que permanece en otro lugar.
Preventa y pedidos B2B
La asignación de lotes suele producirse durante la distribución o la preparación del pedido, y no cuando el cliente realiza el pedido inicialmente.
A aplicación de preventa o Sistema de pedidos en línea B2B Aún así, deberá transmitir la siguiente información para su procesamiento:
- Producto y unidad de medida
- Cliente
- Lugar de envío
- Fecha de entrega solicitada
- Requisitos de vida útil del cliente
- Restricciones del producto
- Almacén o fuente de inventario
El sistema de gestión de pedidos puede entonces asignar un lote elegible en función del método FEFO, la disponibilidad, el estado de calidad y las normas del cliente.
Cosecha
El proceso de selección debe verificar tanto el producto como el lote.
Un flujo de trabajo basado en escaneo puede requerir que el operario:
- Escanee el contenedor.
- Escanea el producto.
- Escanee el identificador del lote o palé.
- Confirma la cantidad.
- Registre cualquier faltante, sustitución o daño.
El sistema de gestión de almacenes (WMS) debe bloquear un lote retirado del mercado, puesto en cuarentena, caducado o restringido por cualquier otro motivo, incluso si está físicamente disponible.
Embalaje y envío
El embalaje es el control final del almacén antes de que el inventario llegue al cliente o al camión de reparto.
El registro de envío debe estar vinculado a:
- Cliente
- Dirección de envío
- Pedido de venta
- Factura
- Producto
- Lote
- Cantidad
- Palé o caja
- Transportista o ruta de entrega
- Fecha de envío
Si varios lotes satisfacen una misma línea de pedido, se debe registrar cada lote y su cantidad correspondiente.
Dispatch y DSD
La trazabilidad de los lotes debe continuar después de que el producto salga del almacén.
Para entrega directa a tienda o ventas de furgonetas, el sistema debería realizar un seguimiento de:
- El lote se cargó en cada camión.
- Transferencias entre el inventario del almacén y el del camión
- Lotes entregados en cada parada
- Devoluciones de clientes
- Productos dañados
- Entregas rechazadas
- Inventario restante durante la liquidación del conductor
La factura o el albarán de entrega deben conservar el lote recibido por el cliente. De lo contrario, la cadena de trazabilidad se interrumpe en el muelle de carga.
Devoluciones
La devolución de productos plantea dificultades en materia de trazabilidad.
El proceso de devolución debe determinar:
- Factura original
- Lote original
- Motivo de la devolución
- Estado del producto
- Estado de caducidad
- Si el producto se mantuvo en condiciones de almacenamiento aceptables.
- Disposición final
El inventario devuelto no debe estar disponible automáticamente para la venta. Puede requerir inspección, cuarentena, destrucción o devolución al proveedor.
Gestión de divisiones, fusiones, reempaquetados y transformaciones de lotes.
La genealogía de lotes registra cómo se relaciona un lote con otro.
Esto se vuelve esencial cuando el inventario es:
- Reenvasado en unidades más pequeñas
- Combinados en un kit
- Se utiliza como ingrediente de producción
- Reetiquetado
- Repartido entre varios palets
- Mezclado con otro lote
- Convertido a otra unidad de medida
- Se utiliza para fabricar un producto terminado.
Supongamos que un distribuidor utiliza los lotes de ingredientes A17 y B09 para crear el lote de producto terminado C24. El sistema de trazabilidad debe preservar ambas direcciones:
- Hacia atrás: El lote C24 procedía de A17 y B09.
- Adelante: En C24 se utilizaron porciones de A17 y B09.
Si se retira el lote A17, el sistema debe identificar el lote C24 y a todos los clientes que lo recibieron.
Las directrices de trazabilidad GS1 hacen hincapié en mantener la relación entre los objetos de entrada y salida durante la transformación. Perder esta relación puede convertir la retirada de un ingrediente específico en la retirada de todos los productos terminados fabricados durante un período prolongado.
FIFO, FEFO, vida útil y estado de calidad
FIFO
Primero en entrar, primero en salir Asigna los recibos más antiguos antes que los más recientes. El método FIFO es adecuado cuando la secuencia de los recibos importa, pero las fechas de vencimiento no varían significativamente.
FEFO
Primero en caducar, primero en salir Prioriza el lote con la fecha de caducidad más próxima. El método FEFO suele ser más apropiado para productos perecederos, ya que un lote recibido más tarde puede caducar antes.
Reglas de vida útil del producto para el cliente
Algunos clientes requieren un número mínimo de días restantes al momento de la entrega. Es posible que el sistema deba impedir la asignación cuando un lote no cumpla con ese requisito.
Por ejemplo:
- El lote A vence en 45 días.
- El lote B caduca en 120 días.
- El cliente X requiere un período de conservación mínimo de 90 días.
- El cliente Y acepta un plazo mínimo de 30 días.
El lote A puede ser apto para el cliente Y, pero está bloqueado para el cliente X.
Estado de calidad y retirada del mercado
Como mínimo, el inventario controlado por lotes debería admitir estados como:
- Disponible
- En espera
- en cuarentena
- Rechazado
- Retirado del mercado
- Venció
- Dañado
- Pendiente de inspección
- Liberado
- Destruido
Los controles de estado deben afectar a la asignación y la selección, no solo aparecer en un informe.
Cómo configurar un WMS para la trazabilidad de lotes
1. Mapear el flujo de trabajo físico
Documente el proceso actual de gestión de inventario, desde la recepción hasta la entrega y las devoluciones. Incluya los procesos manuales, las áreas de almacenamiento temporal y las excepciones fuera del horario laboral.
2. Defina los productos controlados por lotes.
Determinar qué productos requieren:
- Números de lote
- Fechas de caducidad
- Fechas de fabricación
- Números de serie
- Inspecciones de calidad
- Reglas de vida útil
3. Establecer reglas para la numeración de lotes.
Decida si la organización conservará los números de lote de los proveedores, generará números de lote internos o utilizará ambos.
Evite reutilizar el mismo identificador de lote en productos no relacionados, a menos que el identificador del producto siempre se almacene junto con él.
4. Definir datos obligatorios
Determina qué campos deben capturarse en cada evento. La recepción puede requerir proveedor, lote, cantidad y fecha de vencimiento, mientras que el envío requiere cliente, destino, lote y cantidad.
5. Configurar la aplicación del escaneo
Decida dónde el sistema debe requerir escaneos y dónde es aceptable la selección manual. Los eventos de alto riesgo no deben depender de la memoria ni de la entrada de texto libre.
6. Configurar las reglas de asignación
Configuración:
- FIFO o FEFO
- Requisitos de vida útil
- Prioridades del almacén
- Restricciones de lote
- La calidad se mantiene
- Reglas específicas para cada cliente
7. Integrar sistemas conectados
Defina qué aplicación es propietaria de cada registro y cómo fluyen las actualizaciones entre el WMS, el ERP, el software DSD, el portal de comercio electrónico y la plataforma de envíos.
8. Prueba de excepciones
No pruebes solo transacciones perfectas. Prueba:
- Pedidos de lotes mixtos
- Selecciones parciales
- Códigos de barras ilegibles
- Devoluciones
- Ajustes de inventario
- Operaciones fuera de línea
- Inventario en cuarentena
- Reempaquetado
- Inventario retirado del mercado en tránsito
9. Realizar pruebas de aceptación del usuario.
Los operarios de almacén deben realizar transacciones realistas con productos, etiquetas, escáneres y cantidades similares a las de un entorno de producción.
10. Prueba piloto antes del lanzamiento completo
Comience con un grupo limitado de productos, trabajadores o áreas de almacén. Mida la exhaustividad de la trazabilidad antes de ampliarla.
Integración de la trazabilidad en todos los sistemas empresariales
La trazabilidad de lotes suele abarcar varias aplicaciones.
| Sistema | Responsabilidad típica |
|---|---|
| Sistema ERP o sistema contable | Proveedores, clientes, compras, facturación e inventario financiero |
| SGA | Recepción, ubicaciones, movimientos, preparación de pedidos, embalaje y saldos de lotes de almacén. |
| Plataforma DSD | Inventario de camiones, entrega al cliente, devoluciones, pago y comprobante de entrega. |
| Portal e-commerce B2B | Pedidos de clientes, catálogo, precios e información de envío. |
| Sistema de fabricación | Genealogía de lotes de entrada a salida |
| Plataforma de envío | Paquetes, transportistas, números de seguimiento y eventos de envío |
| Sistema de atención al cliente | Quejas, notificaciones y acuses de recibo de retiradas |
Una integración técnicamente exitosa aún puede presentar fallas en la trazabilidad si transfiere el producto y la cantidad, pero omite el número de lote.
Las pruebas de integración deben verificar el registro comercial completo, no solo si un pedido llegó correctamente.
Cómo realizar una retirada de lotes
1. Identifique el lote sospechoso.
Confirme el producto, el lote, el proveedor, el riesgo y el motivo de la retirada.
2. Poner el inventario en espera
Bloquear el lote afectado y cualquier lote relacionado para su asignación, selección, carga o envío.
3. Retrocede
Identifique el proveedor, la orden de compra, el evento de recepción, la información de fabricación y los lotes de origen relacionados.
4. Rastrear hacia adelante
Identifique cada almacén, camión, envío, factura, cliente y destino que recibió el lote.
5. Concilia la cantidad
Utilice la siguiente ecuación:
Cantidad recibida o producida = en existencia + enviada + devuelta + destruida + ajustada + variación inexplicable
Por ejemplo:
- Recibido: 1.000 unidades
- Disponibles: 180
- Enviados: 760
- Destruidos: 20
- Devueltos: 30
- Varianza no explicada: 10
El sistema de trazabilidad contabiliza 990 unidades, o 99% del lote. Las 10 unidades restantes requieren investigación.
6. Notificar a las partes afectadas
Proporcione información clara sobre:
- Producto
- Lote
- Cantidad
- Riesgo
- Acción requerida
- Instrucciones de devolución o destrucción
- Fecha límite de respuesta
- Información del contacto
7. Seguimiento de las respuestas y la recuperación
Registrar las confirmaciones de los clientes, las cantidades recuperadas, las cantidades destruidas y los productos sin resolver.
8. Cierre del documento
Conservar la cronología, los informes, las comunicaciones, la conciliación, las decisiones y las acciones correctivas.
Cómo realizar una simulación de retirada de productos
Una simulación de retirada del mercado pone a prueba si el sistema y el equipo pueden funcionar en condiciones realistas.
Seleccione un lote que haya pasado por varias transacciones de almacén y con clientes. No elija el ejemplo más sencillo.
Medida:
- Es hora de identificar al proveedor.
- Es hora de identificar a los clientes afectados.
- Porcentaje de cantidad conciliada
- Número de registros manuales necesarios
- Número de transacciones faltantes
- Información completa sobre el contacto con el cliente
- Precisión del inventario disponible
- Se identificaron lotes transformados relacionados.
Una simulación de retirada de productos debería generar un plan de acción correctiva por escrito para cada deficiencia. Realizar la prueba sin corregir los fallos aporta poco valor.
Fallos comunes en la trazabilidad de lotes
Esté atento a estos problemas recurrentes:
- Los números de lote se introdujeron como texto libre.
- Formatos de lotes duplicados o inconsistentes
- Etiquetas de proveedores que no se pueden escanear
- Los productos se movieron sin escanearlos.
- Se perdieron muchos lotes durante el reempaquetado.
- Múltiples lotes combinados sin genealogía
- Ajustes de inventario sin justificación
- Devoluciones desvinculadas de las facturas originales
- El inventario de camiones se rastrea únicamente por producto.
- Integraciones que omiten campos de lote
- Inventario retirado del mercado disponible
- Fechas de vencimiento almacenadas pero no utilizadas para la asignación.
- Procesos de emergencia manuales que nunca llegan al sistema.
Indicadores clave de rendimiento (KPI) de trazabilidad de lotes
Un programa de trazabilidad debe ser medible.
Entre los KPI útiles se incluyen:
- Integridad de la trazabilidad: Porcentaje de movimientos requeridos que contienen datos de lote válidos
- Cumplimiento del escaneo: Porcentaje de transacciones controladas por lotes completadas mediante escaneo
- Tiempo de finalización de la simulación de llamada: Tiempo necesario para identificar el inventario y los clientes afectados.
- Conciliación de cantidades: Porcentaje del lote contabilizado correctamente
- Inventario no identificado: Cantidad físicamente presente sin un lote válido
- Pérdida por vencimiento: Valor del inventario desechado debido a su vencimiento.
- Envejecimiento durante la cuarentena: Tiempo promedio que el inventario permanece en espera de calidad
- Enlace de retorno: Porcentaje de devoluciones relacionadas con un lote y factura originales.
- Cumplimiento de las normas de etiquetado del proveedor: Porcentaje de recibos con etiquetas completas y escaneables.
- Finalización de la respuesta de recuerdo: Porcentaje de clientes afectados que confirmaron la recepción del aviso.
Estos indicadores deben ser revisados por los departamentos de operaciones, calidad y dirección, no solo durante una auditoría.
Lista de verificación del software de trazabilidad de lotes
Antes de seleccionar un WMS o una plataforma de distribución conectada, confirme si puede:
- Capturar la información del lote y la fecha de caducidad al recibir el paquete.
- Realizar escaneos de lotes durante los movimientos y la selección.
- Admite FIFO y FEFO
- Aplicar las reglas de vida útil del cliente
- Realizar el seguimiento de los lotes en varios almacenes.
- Seguimiento de las transferencias desde el almacén hasta el camión.
- Registrar lotes en facturas y entregas.
- Conservar la información de los lotes en flujos de trabajo fuera de línea.
- Gestionar los estados de cuarentena y reingreso
- Impedir la asignación de lotes bloqueados
- Crear genealogía de lotes de entrada a salida
- Rastrear las devoluciones de los clientes
- Conciliar las cantidades de los lotes
- Generar informes de rastreo hacia adelante y hacia atrás
- Conservar los registros de auditoría de usuarios y marcas de tiempo.
- Exportar registros en un formato que puedan utilizar los organismos reguladores o los clientes.
- Integrar los datos de lotes con el ERP.
- Admite códigos de barras estandarizados
- Restringir las anulaciones manuales
- Escalar sin perder registros históricos
Pida a los proveedores que demuestren estos escenarios con transacciones realistas. Una casilla marcada como válida es menos valiosa que observar cómo el sistema ejecuta una recepción, división, envío, devolución y retirada.
Lista de verificación para la implementación de la trazabilidad de lotes
Planificación
- Identificar productos regulados y de alto riesgo.
- Mapa de inventario y flujos de información.
- Asignar responsables de los procesos.
- Definir objetivos de trazabilidad y metas de retirada de productos.
- Documentar los requisitos del proveedor.
Configuración
- Defina los campos de lote obligatorios.
- Configurar etiquetas y escáneres.
- Establecer reglas FIFO o FEFO.
- Configurar estados de calidad.
- Crear integraciones.
- Crear permisos de usuario.
Pruebas
- Pruebe las transacciones normales del almacén.
- Prueba de divisiones, fusiones y transformaciones.
- Devoluciones de prueba y ajustes.
- Prueba las operaciones sin conexión.
- Prueba de inventario bloqueado.
- Realice una simulación de retirada del mercado.
Lanzamiento
- Capacitar a cada uno de los miembros del equipo operativo.
- Productos seleccionados por el piloto.
- Supervisar el cumplimiento del escaneo.
- Revisar las excepciones diarias.
- Solucionar problemas con los datos maestros.
Mejora continua
- Realizar simulacros de retirada de productos periódicamente.
- Auditar los saldos físicos con los del sistema.
- Revisar la calidad de la etiqueta del proveedor.
- Medir los indicadores clave de rendimiento (KPI) de recuperación y trazabilidad.
- Actualizar los procedimientos operativos estándar (SOP) cuando cambien los flujos de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre el seguimiento de lotes y el seguimiento de partidas?
Los términos suelen ser intercambiables. Ambos identifican un grupo de productos asociados al mismo proceso de producción o manipulación. La definición exacta puede variar según la empresa o el sector.
¿Es obligatorio por ley el seguimiento de los lotes?
Depende del producto, el sector, la jurisdicción y el papel de la organización en la cadena de suministro. Ciertos alimentos, productos farmacéuticos, productos médicos, productos químicos y otros bienes regulados pueden tener requisitos específicos. Consulte con el organismo regulador correspondiente y con profesionales cualificados en materia de cumplimiento normativo.
¿Se pueden almacenar varios lotes en un mismo contenedor?
Sí, siempre que el sistema de gestión de almacenes (WMS) y los controles físicos puedan distinguir de forma fiable cada lote y cantidad. Los productos de mayor riesgo pueden requerir segregación física.
¿Cuál es la diferencia entre FIFO y FEFO?
El método FIFO prioriza el envío del recibo más antiguo. El método FEFO prioriza el envío del lote con la fecha de caducidad más próxima. Generalmente, FEFO es más adecuado para inventario perecedero.
¿Qué es un código de lote de trazabilidad?
Según la normativa de trazabilidad de alimentos de la FDA, un código de lote de trazabilidad es un descriptor, a menudo alfanumérico, que se utiliza para identificar de forma unívoca un lote de trazabilidad dentro de los registros exigidos por la normativa.
¿En cuánto tiempo debería completarse una simulación de retirada de productos?
El objetivo debe reflejar los requisitos normativos, del cliente y de riesgo. Las empresas deben medir tanto el tiempo requerido como el porcentaje de inventario conciliado. Para los registros de trazabilidad de alimentos sujetos a control, la FDA puede exigir la información en un plazo de 24 horas.
¿Puede QuickBooks realizar un seguimiento de los números de lote?
QuickBooks puede almacenar cierta información de inventario y transacciones, pero los distribuidores a menudo requieren un sistema integrado de almacén o distribución para garantizar el escaneo de lotes, administrar ubicaciones, realizar un seguimiento del inventario de los camiones, conservar el historial de lotes a nivel de entrega y ejecutar retiradas de productos.
¿Qué ocurre cuando un código de barras no se puede leer?
El personal de recepción o almacén debe utilizar un proceso de excepciones controlado. Es posible que sea necesario retener el producto, verificarlo con la documentación del proveedor y volver a etiquetarlo. La entrada manual de datos debe requerir autorización y generar un registro de auditoría.
¿Cómo deben gestionarse las devoluciones de productos?
Las devoluciones deben estar vinculadas al cliente original, la factura, el producto y el lote. El producto no debe estar disponible hasta que se determine su estado, fecha de caducidad, historial de almacenamiento y destino final.
¿Funciona la trazabilidad de lotes sin conexión a internet?
Sí, pero las transacciones sin conexión deben conservar los datos de lote, cantidad, usuario, ubicación y fecha y hora. El sistema también necesita controles de conflicto para la sincronización una vez que se restablezca la conectividad.
Implementar la trazabilidad en todo el ciclo de vida del producto.
La trazabilidad fiable de los lotes no es una función aislada del sistema de gestión de almacenes (WMS). Es una disciplina operativa que conecta a proveedores, recepción, almacenamiento, procesamiento de pedidos, despacho, entrega, clientes y devoluciones.
Los sistemas más robustos hacen más que localizar un lote. Impiden el envío de inventario restringido, preservan la genealogía del producto, garantizan un escaneo preciso, vinculan los lotes con los clientes y generan registros de retirada de productos que permiten tomar medidas, sin necesidad de días de investigación manual.
Empiece por identificar cada punto donde el inventario cambia de ubicación, cantidad, propietario, embalaje o estado. Estas transiciones determinan si su cadena de trazabilidad se mantendrá cuando más se necesite.