Tips Memaksimalkan Keuntungan dengan Perangkat Lunak Manajemen Pesanan

Tips Memaksimalkan Keuntungan dengan Perangkat Lunak Manajemen Pesanan

Apa Proses Manajemen Pesanan?

Proses manajemen pesanan menjelaskan setiap langkah yang perlu diperhitungkan perusahaan agar berhasil memenuhi pesanan penjualan, mulai dari pemesanan hingga pengirimannya. Seiring meningkatnya persaingan dalam belanja B2B, pembeli senantiasa mempertimbangkan pengiriman yang cepat, nyaman, dan bebas kesalahan sebagai faktor penentu apakah suatu perusahaan berada di posisi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan mereka. Didorong oleh kebutuhan mendadak untuk mengotomatisasi dan mengurangi input manusia, bahkan kesalahan kecil dalam OMS (sistem manajemen pesanan) dapat sepenuhnya mendiskualifikasi perusahaan untuk diakui sebagai kandidat yang tepat di pasar.

Meninjau Siklus Hidup Pesanan

Siklus hidup pesanan dapat dilihat dalam 8 langkah berbeda:

1. 1. Toko Calon Pembeli

1. 1. Pembeli melakukan pemesanan

1. 1. Pesanan sedang diproses

1. 1. Pesanan sedang menunggu persetujuan

1. 1. Permintaan pesanan diperiksa terhadap inventaris yang tersedia

1. 1. Permintaan pesanan dikirim ke gudang yang cocok dan mampu memenuhinya

1. 1. Pemrosesan pembayaran memastikan pembayaran yang sesuai diterima

1. 1. Produk dengan label yang cocok dikirimkan

Tujuan Utama Manajemen Pesanan

Dengan membantu proses-proses yang disebutkan sebelumnya, manajemen pesanan berharap dapat mencapai 4 tujuan utama:

1. 1. Meningkatkan layanan pelanggan – Dalam kebanyakan kasus, pembeli tidak akan memberi distributor beberapa kali kesempatan agar pesanan penjualan berhasil diproses, dan tidak akan menoleransi perlambatan apa pun yang memengaruhi operasional mereka sendiri. Kepuasan pelanggan memang sulit diukur karena mengandalkan respons sukarela yang seringkali diabaikan. Namun, terkadang jika Anda TIDAK mendapatkan kabar dari pelanggan (dan dengan asumsi penjualan tidak menurun), itu berarti Anda melakukan hal yang benar. Langkah yang lebih sedikit di pihak pembeli, dikombinasikan dengan proses yang transparan dan mudah dilacak, berarti lebih sedikit pertanyaan yang diajukan, dan jawaban yang siap sedia saat dibutuhkan.

1. 1. Minimalkan waktu yang terbuang antara memenuhi pesanan – Perlambatan dan gangguan disebut sebagai salah satu masalah utama di pasar B2B, dan bisnis dengan sistem yang andal berada di posisi yang tepat untuk memanfaatkannya. Waktu yang terbuang biasanya disebabkan oleh masalah pelacakan inventaris (kurangnya inventaris yang tersedia, atau sistem pengambilan & pengemasan yang tidak memadai untuk manajemen gudang), atau pemrosesan pembayaran faktur. Ini adalah dua area spesialisasi kami, dan di mana kami akan lebih memfokuskan pertumbuhan kami di masa depan!

1. 1. Beradaptasi untuk menangani pesanan dalam jumlah besar Distributor yang membutuhkan manajemen pesanan terbagi menjadi dua kelompok dalam menghadapi permintaan penjualan yang tinggi. (1. Mereka menyadari bahwa mereka tidak memiliki sumber daya yang diperlukan untuk menangani inventaris, penagihan, pengemasan, dan pengiriman, sehingga memaksimalkan kapasitas untuk pesanan keluar. (2. Mereka belum mencapai target yang disebabkan oleh lonjakan permintaan, dan belum menyadari betapa cepatnya hal itu akan membebani tim mereka dan berpotensi merusak hubungan. Setelah disinkronkan dengan perangkat lunak manajemen yang tepat, jika terjadi masalah pada tahap apa pun, manajer penjualan dapat menggunakan informasi yang diberikan untuk mempersempit lokasi terjadinya kemunduran, dan aset atau tim baru apa yang perlu diinvestasikan untuk mengakomodasi kebutuhan di masa mendatang.

1. Berhasil menerapkan otomatisasi – Jalan menuju peningkatan margin keuntungan, penskalaan distribusi, dan pembukaan peluang inovasi berpusat pada pencapaian otomatisasi. Pesanan penjualan memiliki banyak tahapan sebelum selesai, tetapi menanganinya secara bergantian selama prosesnya hanya membuang-buang waktu dan uang yang berharga. Tenaga penjualan khususnya paling baik dimanfaatkan saat mereka mendapatkan prospek baru dan mengembangkan alur kerja, alih-alih menangani entri data yang monoton. Otomatisasi secara drastis mengurangi jumlah titik kontak yang diperlukan, menghilangkan ruang untuk kesalahan, membebaskan tenaga kerja yang berharga untuk pekerjaan yang lebih tinggi, dan menetapkan jadwal rutin.

Cara Meningkatkan Manajemen Pesanan Penjualan Dengan inSitu Sales

inSitu Sales bisa menjadi pilihan yang sangat baik dan hemat biaya bagi distributor di semua tingkatan, termasuk mereka yang belum memiliki sistem manajemen pesanan yang lengkap, membayar perangkat lunak ERP/akuntansi yang mahal dengan integrasi yang belum sempurna, atau ingin memulai dari awal dan mengembangkan bisnis. Perangkat lunak pesanan penjualan kami dirancang dengan memprioritaskan nilai tambah yang dapat ditawarkan distributor kepada pelanggan untuk keunggulan kompetitif, sekaligus mengambil langkah-langkah pencegahan untuk memastikan perangkat lunak kami dapat disesuaikan agar sesuai dengan bisnis dengan ceruk pasar yang lebih spesifik, sebagai solusi sejati bagi semua orang.

Fitur yang Berakar pada Aksesibilitas

Mengelola pesanan secara efisien tidak perlu terlalu rumit, atau membutuhkan 'lisensi perangkat lunak premium' yang sangat mahal dengan fitur-fitur yang kemungkinan besar tidak akan pernah dibutuhkan atau digunakan oleh bisnis Anda. Kami mulai dengan memahami fitur-fitur yang paling penting bagi pengguna kami, menetapkan harga yang wajar di bawah harga pesaing kami, dan terus mengembangkan serta melakukan perubahan berdasarkan kebutuhan pengguna kami yang terus berkembang. Pengguna terikat dengan biaya berlangganan yang sama dengan harga awal mereka, dan pembaruan untuk menambahkan fitur dan fungsi baru biasanya gratis untuk mendorong bisnis agar terus mempercayai kami sebagai jalur berkelanjutan menuju ekspansi.

Dua fitur paling langsung yang dapat dimanfaatkan oleh tenaga penjualan adalah kemampuan untuk mengatur pesanan agar menunggu persetujuan dan membangun daftar pelanggan unik untuk menetapkan katalog tersegmentasi, formulir pemesanan ulang, dan favorit. Memerlukan persetujuan memberi tenaga penjualan kemudahan untuk meninjau pesanan dari mana saja agar penerimaan lebih cepat, dan kontrol lebih besar atas perubahan arus inventaris selama periode penjualan, sementara daftar pelanggan dapat melakukan segalanya, mulai dari menyarankan potensi peningkatan penjualan hingga membangun titik pemesanan ulang yang lebih cepat. Keduanya menghasilkan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi dan mengoptimalkan arus pesanan untuk penyelesaian yang lebih cepat. Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana inventaris dilacak setelah diambil oleh pengemudi, atau bagaimana tingkat stok yang tersedia dipantau secara otomatis, lihat blog kami sebelumnya dari minggu lalu di perangkat lunak pelacakan inventaris.  

Perangkat lunak apa pun yang bertanggung jawab untuk menangani pesanan penjualan juga harus menyediakan perkembangan yang mudah dilacak oleh manajer, dengan konfirmasi dan tanda terima di setiap fase siklus, selain menjamin pesanan tidak terlupakan setelah dimasukkan ke dalam alur kerja. Pemrosesan pembayaran terintegrasi memberi pelanggan opsi untuk memenuhi faktur dengan cara yang paling menguntungkan, dan semuanya dapat dilacak bersama-sama (Hal ini bahkan termasuk pelanggan yang memilih untuk membayar dengan pembayaran sebagian secara bertahap). Perwakilan dapat melihat Riwayat mereka di aplikasi seluler dan melihat faktur mana yang masih perlu dibayar, dan Bagaimana Mereka dibayar, meskipun tidak dengan kartu. Pesanan yang belum dibayar akan tetap terlihat di portal web dan di laporan yang dihasilkan, sehingga tim penjualan tidak perlu membuang waktu untuk melacak berbagai metode pembayaran di satu dasbor. Menghemat waktu ini akan memudahkan perwakilan penjualan yang perlu memproses pesanan baru, dan juga memudahkan pelanggan yang mungkin mempertanyakan transaksi di masa mendatang jika pembayaran mereka sebelumnya dipertanyakan.

Integrasi untuk Pemenuhan Pesanan

Pemenuhan pesanan adalah sekumpulan fitur yang menggambarkan tahapan inventaris di gudang untuk persiapan pengiriman. Biasanya, fitur-fitur ini berada di bawah kategori umum WMS (sistem manajemen gudang), serta beberapa perangkat lunak ERP/akuntansi. Masalah dengan pendekatan ini adalah WMS rata-rata tidak memiliki utilitas penjualan langsung seperti aplikasi yang ditujukan untuk perwakilan penjualan, dan harganya pun jauh lebih mahal, bahkan sebagian besar WMS pemula berharga $1.000/bulan. Hal ini saja membuatnya tidak memenuhi syarat sebagai solusi terpadu yang layak untuk pasar distribusi, tetapi sayangnya, bahkan perusahaan yang lebih kecil pun harus bergantung pada beberapa bentuk WMS untuk menjalankan pesanan melalui gudang. Karena alasan-alasan ini, opsi yang paling populer adalah memanfaatkan fitur pemenuhan pesanan yang dibundel dengan ERP terkemuka seperti QuickBooks, Fishbowl, ShipStation, Oracle, Netsuite, Zoho, dll.

Setelah memutuskan untuk menyinkronkan perangkat lunak perwakilan penjualan dan ERP Anda, perusahaan harus meluangkan waktu untuk meneliti dengan cermat bagaimana pengguna lain menilai integrasi yang sudah ada. Bahkan dengan penyedia perangkat lunak besar, Anda perlu memastikan bahwa fitur dan bidang data spesifik yang ingin Anda akses didukung, dan bahwa pengulas telah menganggapnya memuaskan dalam kondisi saat ini. Mencantumkan integrasi sebagai opsi tidak menjamin transfer yang lancar, dan jika penyedia melaporkan peningkatan atau pengembangan lebih lanjut, biasanya lebih aman untuk beralih ke platform yang lebih terjamin dengan investasi Anda daripada membayar. Pertama, ingatlah bahwa dalam sebagian besar kasus, biaya untuk mengintegrasikan ERP Anda tidak tercermin dalam harga dan penawaran awal, dan biasanya ditambahkan sebagai biaya pada langkah terakhir. Sayangnya, biaya untuk penambahan yang relatif sederhana ini bisa sangat mahal, tergantung pada ERP dan tujuan penggunaan aplikasi. Jika perkiraan biaya integrasi yang dilaporkan tampak rendah, pastikan untuk menanyakan tentang biaya 'pengaturan/permulaan satu kali', karena biaya tersebut merupakan tempat persembunyian populer lainnya untuk investasi awal yang besar.

Mencerminkan pendekatan kami terhadap aspek bisnis lainnya, inSitu Sales tidak mengenakan biaya integrasi atau biaya pengaturan (dengan pengecualian SAP B1 yang mengenakan biaya satu kali sebesar $500). terintegrasi dengan sebagian besar perangkat lunak akuntansi utama dan dapat menerima permintaan dukungan untuk menambahkan yang baru sesuai kebutuhan pada penawaran khusus, tetapi berikut adalah 3 utama yang saat ini kami dukung yang direkomendasikan karena kemampuannya untuk memprioritaskan pemenuhan pesanan.

Fishbowl dan ShipStation

Untuk membantu gudang dalam pemenuhan pesanan, inSitu Sales bermitra dengan Fishbowl dan ShipStation untuk menangani semuanya, mulai dari mengimpor pesanan ke gudang Anda, membantu pekerja memilih inventaris, mencetak label pengiriman yang dikonfigurasi secara otomatis berisi informasi produk, hingga mengirimkan pemberitahuan pengambilan melalui FedEx, USPS, UPS, atau DHL. Meskipun fitur-fitur integrasi yang didukung tidak memungkinkan otomatisasi, fitur-fitur ini memberikan opsi terbaik untuk mengurangi titik kontak yang diperlukan per pesanan, dan mengoptimalkan waktu yang dibutuhkan pekerja untuk memenuhi pesanan. Dengan mempertimbangkan kedua faktor ini, integrasi yang disinkronkan dengan inSitu Sales mampu memberikan tingkat manajemen pesanan penjualan yang diperlukan untuk menangani pesanan dalam jumlah besar sekaligus meminimalkan biaya overhead yang diperlukan untuk akomodasi.

Kedua integrasi ini memiliki harga yang cukup terjangkau dan seharusnya menjadi pilihan yang terjangkau bagi sebagian besar perusahaan. Namun, kami merekomendasikan ShipStation sebagai pilihan yang lebih baik untuk usaha kecil hingga menengah dengan anggaran yang lebih ketat. Mulai dari $9/bulan, tidak ada alasan untuk tidak mencoba menerapkannya ke dalam struktur bisnis Anda. Bagi pengguna QuickBooks dengan inventaris yang lebih besar untuk dipantau, Fishbowl akan menjadi pilihan yang lebih baik karena integrasi langsungnya sebagai salah satu perangkat lunak inventaris terbaik yang tersedia di QuickBooks. Untuk tingkat aktivitas dan transaksi yang sering, jauh lebih aman untuk mengimpor inventaris Anda dari Fishbowl ke aplikasi inSitu Sales. Hal ini juga akan memungkinkan pengguna untuk tetap mendapatkan manfaat dari banyak fitur tambahan yang tersedia di Fishbowl Inventory yang saat ini tidak kompatibel dengan opsi inventaris di inSitu Sales..

 manajemen inventaris perangkat lunak manajemen penjualan pesanan penjualan